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¿Cómo seleccionar el sistema más adecuado para su empresa o negocio?
Hoy en el mercado podemos encontrar una amplia gama de software dedicado al manejo administrativo y contable de los negocios de la empresa; así también es variada la oferta de profesionales de informática que desarrollan sistemas a “medida” o adaptan algún programa ya existente a las necesidades de su empresa.
Pero antes de decidirse a la compra de tal o cual software o contratar al programador, es conveniente que tenga en cuenta los siguientes detalles:
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Pídale a su contador, gerente o responsable administrativo que efectúe un relevamiento de las operaciones básicas: que tome en cuenta el personal involucrado, los documentos utilizados, los tiempos, quien es responsable de cada área u operación, etc. Así podrá saber que sistema se adapta más a las características de la empresa.
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Considere la posibilidad (recomendado) de instalar un sistema de gestión o integral, es decir que todas las operaciones de la empresa sean procesadas a través del mismo. De esta manera el control será mejor y más eficaz y Ud. contará con información permanentemente actualizada.
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Verifique que el sistema a comprar (o pídale a su programador) incluya herramientas tales como cashflow, control de inventarios, emisión de facturas mediante controlador fiscal, exportación de datos a planillas de cálculo o bases de datos, etc.
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Chequee si el precio final incluye la asistencia técnica post-venta y actualizaciones; de no ser así, que le presupuesten el costo. En el caso de contratar un programador, consúltelo sobre sus honorarios para un mantenimiento mensual.
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Tenga en cuenta que seguramente deberá ampliar o mejorar su equipamiento en computadoras, impresoras, etc, etc. Esto también requiere de un buen asesoramiento con profesionales del tema.
Una vez que ha dado con el sistema de su agrado, las siguientes recomendaciones pueden serle de mucha utilidad:
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Instruya a su personal para que colabore con los instaladores o programadores para la correcta puesta en marcha del sistema y reducir los errores en su implementación.
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Aproveche la implementación del sistema para corregir o mejorar los procedimientos administrativos de su empresa. A veces es más fácil modificar la forma de realizar una operación que cambiar todo el software para adaptarla.
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Si contrató un sistema integral, es recomendable que se vayan probando y verificando los módulos instalados uno por uno, antes de enlazarlos completamente. Si uno de ellos tiene problemas o genera errores, los mismos no repercutirán en el resto.
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Lo más importante: preocúpese por capacitar a su personal para el correcto manejo del sistema. Los mejores programas fallan si las personas que deben usarlos no saben hacerlo, desconocen su funcionamiento o directamente lo hacen mal. Recálqueles que los principales beneficiarios de contar con un buen sistema son ellos mismos y aliéntelos a colaborar señalando los errores que puedan encontrar o una forma mejor de manejar las operaciones.
Como dice el refrán “ el tiempo es dinero” y un buen sistema de gestión representa tiempo ganado para su empresa o negocio y para Ud. mismo. No considere la instalación del sistema como un “gasto”; es una inversión y una de las más valiosas que puede realizar.
Dr. Daniel Varela
Contador Público
* Publicado 10/02/2004