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Control interno: una herramienta poco utilizada - informe 1
Partamos de la siguiente suposición: Ud. es dueño de una empresa que produce y comercializa muebles de oficina al por mayor y dispone de un local de ventas al público; tiene un plantel de 25 personas: podemos diferenciar 4 áreas: compras, producción, ventas y administración. Sus negocios van bien pero desde hace algún tiempo ha detectado problemas de producción, de cobranzas a clientes y costos elevados. Organiza una reunión con los jefes de sus respectivas áreas y les plantea sus inquietudes. ¿Qué ocurre? Producción dice que no tiene los materiales a tiempo para cumplir con los pedidos; compras dice que abastece de stock en forma adecuada pero el porcentaje de desperdicio es muy alto; ventas a su vez explica que tiene problemas de reclamos por parte de los clientes; administración dice que la morosidad de pago de los mismos es muy alta. ¿Pero es que no hay nadie que controle esto? pregunta Usted... los responsables de área se miran entre sí y responden que cada uno controla su área pero no la de los demás.
Llegado a este punto, Usted se da cuenta que falta algo dentro de su organización: ese algo es el CONTROL INTERNO.
¿Y qué es el CONTROL INTERNO? hay muchas definiciones académicas, todas muy buenas, pero podríamos decir que es un conjunto de métodos, prácticas y políticas generadas desde la dirección de la empresa destinados a planificar, organizar, administrar y controlar en forma eficaz y oportuna todas las operaciones y procedimientos que abarca la organización, evitar errores y fraudes, proteger sus activos y generar información útil para la toma de decisiones.
¿Pero cómo puedo implementar un SISTEMA DE CONTROL INTERNO en mi empresa? Aconsejo en el caso de las PyMEs, acudir al asesoramiento del auditor externo. En el desarrollo de sus tareas para certificar el balance anual, el auditor aplica controles y comprobaciones, para verificar la exactitud de la documentación e información generada por la empresa.
A partir de su conocimiento de las áreas y sectores estratégicos, es la persona ideal (junto con la colaboración de los dueños, directores y jefes de área) de elaborar un SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Todo buen sistema debe sustentarse en un amplio conocimiento de la estructura empresaria y sus operaciones. La tarea a realizar es ardua y compleja, así se trate de una empresa pequeña. Relevar todos los datos necesarios a veces conlleva bastante tiempo. Pero es fundamental que este relevamiento sea lo más completo y eficiente posible, porque será la base para la elaboración de los futuros controles. Pasar por alto, que las órdenes de pago son emitidas por la misma gente que autoriza las compras, por ejemplo, puede originar en un futuro posibles fraudes y errores, que implican pérdida de dinero a la empresa.
Aconsejaría empezar desarrollando el organigrama de la empresa; que áreas existen, cual es su función, quienes son sus responsables, que tareas desarrollan, que información generan, etc.
A partir de allí, se puede comenzar con el relevamiento de cada área; operaciones, documentación, personas involucradas, funciones, organización. Se puede recurrir al diseño de diagramas de flujo (los mismos que utilizan los analistas de sistemas) a fin de tener una visión más clara de las tareas del área analizada.
Una vez reunida toda esta información, ya tendremos una idea de qué operaciones se realizan en forma correcta, cuáles hay que corregir y cuáles desechar.
En próximas entregas, veremos en forma resumida, que controles típicos podemos aplicar en cada una de las áreas de nuestra empresa. Obviamente no podremos abarcar la totalidad de las mismas, porque las necesidades de control varían de acuerdo a las características de cada organización. Pero de seguro les será de utilidad a la hora de contemplar la implementación de un SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
Dr. Daniel Varela
Contador Público
* Publicado 01/06/2004